Créer et animer un ciné-club

Un ciné-club est une association (ou une section d’association), sans but lucratif, fondée selon la Loi de 1901. Il est soumis à la règlementation dite du cinéma non commercial.

Les conditions juridiques de création d’un ciné-club sont les mêmes que celles de toute association Loi de 1901.

Il faut, pour déclarer une association auprès de la Préfecture de son Département (ou à la Préfecture de Police, pour Paris), déposer une déclaration, sur papier libre, en deux exemplaires, précisant :

  • Le titre de l’association
  • Ses buts
  • Son siège social (joindre l’accord du propriétaire)
  • La constitution d’un Bureau d’au moins 2 personnes majeures (nom, prénoms, profession, adresse, date et lieu de naissance, nationalité)

Cette déclaration doit être datée et signée par un membre du Bureau.

  • Déposer deux exemplaires des statuts de l’association, datés et signés par un membre du Bureau, conformes à ceux prévus par la Loi de 1901
  • La Préfecture adresse, dans un délai de 10 jours, un récépissé de déclaration à conserver précieusement.

Au moment du dépôt du dossier à la Préfecture, doit être rempli, également, le formulaire destiné à la parution, obligatoire (dans un délai d’un mois) et payante (environ 40 euros en fonction de la longueur du texte) au Journal Officiel, indiquant nom, siège social et résumé des buts de l’association.

Si le ciné-club est créé comme section d’une association déjà existante dont les buts prévoient une activité culturelle, aucune déclaration nouvelle n’est à effectuer. Il est, cependant, conseillé de créer un Bureau, interne à l’association, des principaux responsables du Ciné-Club. Dans ce cas, ils peuvent être mineurs, par exemple s’il s’agit d’un établissement scolaire, à condition que la création du ciné-club ait été autorisée par le président de l’association mère (bureau des élèves, amicale d’anciens élèves, coopérative, foyer socio-culturel ou socio-éducatif, association de parents d’élèves, etc.)

Le ciné-club, reconnu Association habilitée à diffuser la culture par le cinéma, doit respecter une réglementation spécifique inscrite dans ce qu’il est convenu d’appeler la règlementation du cinéma non commercial. Le ciné-club est soumis aux obligations suivantes, largement assouplies par rapport à ce qu’elles furent par le passé :

  • Avoir un statut d’association Loi de 1901 (non obligatoire pour les ciné-clubs d’établissements scolaires)
  • Être affilié à une Fédération « habilitée à diffuser la culture par le cinéma » et à une seule
  • Se procurer auprès d’Inter Film tous les droits de diffusion des films présentés, sans exception, conformément au Règlement Intérieur de la fédération, validé par le CNC
  • Ne recevoir, dans ses séances, que des adhérents porteurs de la carte ou des invités non payants
  • N’employer aucun moyen publicitaire commercial. Sont autorisés tous les moyens culturels d’information : affichettes, articles et communiqués non payants, bulletins, plaquettes, tracts et circulaires, affichages communaux, annonces des séances sur le site internet de l’association et/ou les réseaux sociaux.

Une fois le ciné-club déclaré, il doit effectuer son affiliation auprès d’Inter Film. Après avoir pris contact avec nous, nous vous fournirons le formulaire d’affiliation que vous devrez nous retourner rempli par mail.

L’affiliation annuelle à la fédération Inter Film est obligatoire dans le cadre de l’activité du ciné-club. Elle suit le rythme scolaire (de septembre à août), et son tarif est établi selon la jauge des adhérents du ciné-club (120€ minimum pour un ciné-club pratiquant des séances DVD/Blu Ray, 137,50€ minimum pour un club pratiquant des séances DCP).

Dans le formulaire d’affiliation que nous vous fournirons, vous devrez nous fournir les renseignements suivants :

  • Nom et adresse de l’association
  • Date de création de l’association
  • Nom du (de la) président(e)
  • Téléphone
  • Email
  • Adresse du lieu de projection
  • Jauge de vos spectateurs
  • Format des projetions (DVD/Blu Ray, DCP, 35mm)

Une fois le formulaire rempli et le tarif d’adhésion réglé, nous vous fournirons le BAT de vos cartes d’adhérents pour la saison, que vous pourrez imprimer pour les fournir à vos adhérents.

Si votre ciné-club programme moins de 6 séances par an (par exemple dans le cadre d’un festival saisonnier), vous avez la possibilité de demander une adhésion à la séance au lieu d’une affiliation annuelle. Cette adhésion est de 20€ par séance (en plus du prix de location du film, bien entendu).

Toutes les demandes de programmation doivent être adressées par mail à l’adresse suivante : programmation@cineclubs-interfilm.com

Les ciné-clubs peuvent établir leur programmation à partir de la liste de films suggérés en ligne qui propose une sélection de plus de 8000 titres avec leurs tarifs. Cette liste n’est cependant qu’une suggestion, évidemment non exhaustive, et vous pouvez envisager la programmation de n’importe quel film qui vous viendrait à l’esprit, même s’il ne se trouve pas dans cette liste.

Le délai minimum actuel pour programmer un film récent est de six mois après sa sortie en salles.

Toutes les programmations doivent au préalable faire l’objet d’une vérification auprès d’Inter Film, car un film peut toujours changer de distributeur et donc de prix, ou être retiré du circuit temporairement. Il est donc primordial de nous soumettre vos choix de programmation avant de débuter une quelconque communication vis-à-vis de vos adhérents. Les films qui ne sont pas ou plus distribués ne sont évidemment pas programmables.

Nous vous invitons également à consulter la rubrique ‘Rubans de rêve‘ sur notre site, car tous les films présents y sont programmables à prix doux.

Il est indispensable de nous prévenir en amont lorsqu’une séance est reportée ou annulée car nous sommes engagés vis-à-vis des distributeurs pour des dates précises. Même en cas d’empêchement imprévisible, il est nécessaire de nous prévenir le plus rapidement possible.

Dans le cas d’une location de DVD, merci de bien penser à nous le retourner dans les 30 jours qui suivent la séance.

Le ciné-club a besoin, avant tout, d’une équipe, même réduite, d’animateurs dynamiques, sachant organiser la vie de l’association : rythme des séances, diffusion de l’information, choix judicieux des films présentés en fonction du groupe concerné.

Il doit compter sur ses propres ressources : adhésions et cotisations des adhérents, et souvent, subventions locales ou régionales.

Le ciné-club doit faire face, en général, aux frais suivants :

  • Location de la salle
  • Location du film (les frais d’assurance sont inclus dans le forfait de location)
  • Éventuellement, frais de port aller retour des copies. Pour les séances DVD, le ciné-club peut se fournir le support par ses propres moyens s’il le souhaite. Il n’est dans ce cas facturé que des droits de diffusion du film. Nous pouvons également fournir le support DVD, envoyé dans ce cas par courrier (20€) et à nous retourner dans les 30 jours suivant la séance. Pour les copies DCP et 35mm, les frais de port sont calculés au cas par cas en fonction du tarif pratiqué par le distributeur correspondant.
  • L’adhésion annuelle à Inter Film, telle que décrite dans l’onglet Affiliation
  • Les droits Sacem : ils sont de 3€ par séance DVD, et de 5€ par séance DCP ou 35mm.

Le ciné-club est exempté de toutes taxes sur ses recettes (adhésion et cotisations de ses membres) et n’est pas assujetti à la TVA (décret du 28 décembre 1946).

Le mode de perception et le montant des cotisations permettant aux adhérents de l’association ciné-club de participer aux séances et autres activités sont libres.

Il ne doit jamais être annoncé de ‘droit d’entrée’ ou de ‘participation aux frais’, notions caractéristiques d’activités commerciales. Le ciné-club fonctionne sans billetterie.